Ska du arrangera en konferens? Då är det viktigt att du är ute i god tid och planerar. För att optimera upplevelsen för konferensdeltagarna krävs det goda förberedelser gällande lokal, mat, aktiviteter och föreläsare. Här får du de bästa tipsen.
En lyckad konferens inkluderar givande möten såväl som roliga aktiviteter och umgänge. Det är en form av teambuilding kombinerat med möten för att diskutera vissa ämnen. En konferens kan också ha ett utbildande syfte där deltagarna ägnar sig åt kompetensutveckling. Planeringen är A och O, oavsett konferensens syfte.
Boka en konferenslokal på ett hotell
Börja med att bestämma datum, budget och mål med konferensen. Vad ska uppnås under och efter konferensen? Ett tydligt mål gör det enklare att hitta en lämplig konferenslokal. Du bör även tänka igenom datum och budget innan. Vanliga delar i budgeten brukar vara följande:
- Konferenslokal
- Hotellrum
- Mat & dryck
- Externa talare
- Aktiviteter
- Transport till och från konferenslokalen
Därefter bör du välja konferenslokal med omsorg. Välj en lokal som passar dina krav gällande storlek, plats och atmosfär. Du bör även tänka på andra bekvämligheter såsom mat, dryck, boende och andra aktiviteter kan arrangeras i samma konferensanläggning. Ett tips är att boka konferens på Elite Hotels som erbjuder konferenslokaler och boende på samma plats. Genom att boka ett hotell med konferensanläggning får du dessutom pris och du betalar allt på samma räkning. Deltagarna kommer även tycka att det är skönt att ha boende, konferens och restaurang på ett ställe. Det främjar avslappnat umgänge mellan aktiviteterna och föreläsningarna. Att åka på en gemensam resa är ett sätt att förbättra arbetsmiljön och trivseln på arbetsplatsen.
Elite Hotels har många olika konferenshotell runt om i Sverige. Deras hjälpsamma mötesrådgivare kan hjälpa till att skräddarsy konferenspaket med mat, dryck, boende, föreläsningar, aktiviteter och annat. De samarbetar även med aktörer som Next Level Group och Skillspartner och kan erbjuda inspirerande föreläsningar och event. De hjälper även till att arrangera värdefulla teambuilding-aktiviteter både på konferensanläggningen eller i närheten av hotellet. Berätta för dem om konferensen mål och vad du vill att deltagarna ska få ut av konferensen.
Skapa långsiktig förändring på arbetsplatsen
En välplanerad konferens kan ha många positiva effekter för organisationen eller företaget. Dels kan produktiviteten och lönsamheten öka eftersom konferensen är ett tillfälle att diskutera specifika mål, strategier eller arbetsmetoder. Konferensen kan ge företaget en välbehövlig förändring som i sin tur kan ge lönsamma resultat på sikt. Konferensen är en investering i samhörighet som stärker motivationen och samarbetet bland medarbetarna. Ur skattesynpunkt är det nödvändigt att se till att konferensen innehåller minst sex timmar effektivt arbete och inte bara nöje och avkoppling. Med det sagt bör konferensen balansera nytta med nöje för att uppnå bästa resultat. Se till att deltagarna har roligt under dagarna. Det är även viktigt att se till att det finns tid för avkoppling mellan föreläsningar, middagar, aktiviteter och möten. Därför är det en mycket bra idé att anordna konferensen på ett hotell.
Samla in feedback från deltagarna
Efter konferensen är det viktigt att du lyssnar på deltagarnas feedback. Var lyhörd och lyssna på vad deltagarna har att säga. Det ger dig möjlighet att utveckla och förbättra upplägget inför kommande konferenser och teambuilding-övningar.